Il noleggio della stampante conviene? Se te lo stai chiedendo, in questo articolo racconterò quanto può essere rischiosa la scelta di una stampante sbagliata.

Ti serve una stampante per il tuo ufficio e stai valutando la possibilità di noleggiare una stampante per ammortizzare la spesa in comode rate mensili.

Hai già chiesto qua e là qualche preventivo o stai per farlo.

Le proposte sembrano vantaggiose, anche se non sai di preciso dove andare a scovare le possibili fregature che possono nascondersi, o sbaglio?

Se sei a questo punto della lettura, sei in cerca di informazioni per capire se il noleggio è davvero la scelta giusta e a cosa dovresti fare attenzione prima di firmare un contratto.

Bene, sei nell´articolo giusto, perché sto per raccontarti l´esperienza di un cliente che mi contattò dopo essere rimasto scottato con un fornitore. Il cliente in questione si è trovato nella situazione di dover pagare un noleggio per una stampante non adatta alle proprie esigenze di stampa.

Si tratta di una circostanza che capita di frequente. Per questo motivo, ho deciso di raccontarlo in un articolo.

Cosa è successo? Te lo spiego nel prossimo paragrafo.

Quali possono essere i rischi di un noleggio sbagliato

Il protagonista della disavventura è un'agenzia che si occupa, tra le tante cose, di creare materiale pubblicitario: volantini, brochure, cataloghi, dépliant, ecc. Il titolare scelse il noleggio di una multifunzione per stampare in maniera autonoma il materiale cartaceo per i propri clienti.

Il contratto di noleggio stipulato tra fornitore e cliente prevedeva la fornitura di una stampante molto efficiente, in grado di sostenere circa 7000-8000 stampe mensili. In cambio, l´agenzia doveva far fronte a un costo mensile di 150€. Superata la soglia delle 1000 stampe, il cliente era tenuto a pagare un ulteriore costo di 0,10€ per stampa.

Perciò, ipotizziamo che l´agenzia effettuasse 7000 copie, ovvero il numero di stampe per cui la stampante in questione è stata progettata per funzionare al meglio della sua produttività. Ciò significa che l'attività avrebbe dovuto pagare un´ulteriore spesa di 600€, in aggiunta ai 150€ previsti dalla rata mensile.

Cosa succede se la stampante è sbagliata per le esigenze del cliente?

L'agenzia ha deciso di bloccare la stampante una volta raggiunte le 1000 stampe mensili. E, poiché richiedeva un costo minore, di rivolgersi a una tipografia per le ulteriori stampe di cui poteva avere bisogno. Ma non è finita qui.

Non utilizzare la macchina per i volumi per cui è stata pensata causa disagi ancor più gravi. Dopo un anno circa dall'inizio del contratto, l'agenzia ha notato che la macchina stampava con delle righe e strisce di colore sbiadito, il che rovinava la qualità del lavoro.

Cosa è successo?

Quando una stampante non lavora a buon regime, questa inizia a stampare male.

Questo tipo di problema, causato dal fermo della macchina da stampa richiede la sostituzione del developer che, con o senza l'utilizzo, si scaricherà e il costo sarà notevolmente alto.

Spesso chi si trova in una situazione simile ritiene che il problema sia attribuibile all´incompetenza del tecnico della stampante che non ha saputo riparare il problema.

Purtroppo, ci sono fornitori di stampanti a noleggio che propongono dei contratti poco chiari e – per incompetenza o cattive intenzioni – forniscono una stampante non adeguata ai volumi di stampa richiesti dal cliente.

Tutto questo, come abbiamo visto, crea un gravissimo danno a chi richiede il noleggio della stampante.

Se l'esigenza dell'ufficio è di stampare 50 pagine al giorno, quindi 50x30=1500 stampe al mese, non è pensabile fornire una stampante il cui volume medio di stampa vada ben oltre.

Il fornitore deve proporre una macchina da stampa che si avvicini il più possibile ai volumi richiesti dall'ufficio.

Qui mi sento di fare una doverosa precisazione: solo in alcuni casi specifici si può prendere in considerazione l'idea di fornire una stampante capace di effettuare volumi di stampa un po' più elevati rispetto alle esigenze del cliente. Questo perché, più la stampante è in grado di sostenere un certo carico di lavoro, minore sarà il costo di gestione del toner. Ovviamente, questo comporterà dei rischi, perciò la scelta deve essere fatta in modo consapevole dal cliente, che deciderà a cosa rinunciare: al risparmio o alla qualità di stampa nel corso degli anni.

Tornando al caso dell'agenzia, chiaramente il cliente era molto scontento della stampante, che dopo due anni aveva ormai raggiunto un pessimo livello di qualità. Per questo, il cliente si trovava a dover pagare il noleggio senza poter utilizzare la macchina da stampa dell´ufficio.

Cosa fare prima di noleggiare una stampante?

Questa disavventura riassume quello che troppo spesso accade - e rovina sia il mercato che chi lavora onestamente. I consigli che voglio darti sono di:

1. Assicurarti che la stampante proposta dal fornitore risponda alle esigenze reali del tuo ufficio o dell'azienda. Se c'è già una vecchia stampante da sostituire, è possibile risalire al numero di stampe mensili che si effettuano in media. Se, invece, è la prima volta che si acquista o noleggia, almeno fare una stima approssimativa delle stampe che serviranno in base al carico di lavoro.
   
2. Leggere attentamente le condizioni prima di firmare il contratto di noleggio - o di vendita. Il rischio è di trovarsi con una stampante che dopo qualche anno è totalmente inefficiente, ma con le rate del noleggio da pagare.
   
3. Affidarti a un professionista disponibile a spiegarti le caratteristiche della stampante proposta nel preventivo. Così potrai fare le tue valutazioni e firmare il contratto di noleggio in modo più consapevole.

Riassumendo: noleggiare la stampante conviene? Sì, ma fai attenzione a:

1. la scelta della stampante,
2. le condizioni contrattuali,
3. il fornitore a cui ti affidi.

Se stai valutando tra l'acquisto e il noleggio della stampante, puoi leggere l'articolo che chiarisce quando conviene acquistare o noleggiare la stampante.

Come posso aiutarti?

Tramite una consulenza posso indicarti la stampante più adatta alle esigenze della tua azienda o del tuo ufficio.

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