Se stai valutando l'acquisto di una macchina da stampa e vuoi capire le differenze tra stampante e multifunzione, sei nel posto giusto!

Per capire meglio, partiamo dall'abc.

Cosa si intende per stampante?

Innanzitutto, la stampante è una periferica collegata al computer (tramite cavo USB o Wi-Fi) e ha un'unica funzione: stampare un documento di testo o immagine su un foglio di carta.

Cosa si intende per multifunzione?

La multifunzione è detta anche stampante all-in-one proprio perché è una periferica che esegue almeno 3 principali funzioni:

• FOTOCOPIARE
  La funzionalità storica del cosiddetto fotocopiatore (o fotocopiatrice), grazie alla quale un documento può essere riprodotto da un foglio di carta a un altro.

• SCANSIONARE (o scannerizzare)
  Grazie alla digitalizzazione, con la multifunzione è possibile acquisire l'immagine del documento per poterla trasferire sul PC, sulla chiavetta USB o inviarla per email.

A seconda della scelta della multifunzione, si avranno ulteriori funzioni, come:

• INVIARE FAX
  Come ben sappiamo, consiste nell'inviare e nel ricevere, da una macchina a un'altra, la copia di un documento.
• CONVERTIRE UN DOCUMENTO IN PDF
  Con una multifunzione connessa in rete, possiamo avere la comodità di scansionare un documento senza doverlo salvare in una pen drive o sul PC, trasferirlo direttamente sul server aziendale e inviarlo per email in formato PDF.
• CONVERTIRE UN DOCUMENTO IN WORD O EXCEL
  In fase di scansione, la collaborazione tra la funzione di lettura ottica dei caratteri (OCR, da optical character recognition) e il pacchetto Office integrato nel sistema della macchina permette di convertire il documento nei formati di Word ed Excel. Ciò significa ottimizzare i tempi di lavoro, poiché verrà saltato il passaggio di inserimento dei dati su un nuovo documento.
• PERSONALIZZARE GLI ACCESSI
  Specie in ufficio e nelle aziende, può essere di grande aiuto poter impostare diverse modalità di accesso in base alle necessità del personale. Infatti, limitare la stampa a colori alle sole persone che ne hanno reale esigenza può essere un modo per ridurre inutili sprechi.

Meglio comprare una stampante o una multifunzione?

La scelta tra una semplice stampante e una multifunzione dipende dalle esigenze di stampa dell'ufficio, dello studio professionale o dell'azienda.

In linea generale, possiamo dire che la stampante tradizionale è una soluzione adatta a chi ne fa un uso saltuario oppure per realizzare un numero consistente stampe in tempi brevi.

La multifunzione, invece, risulta una migliore soluzione per chi ha bisogno di avere più funzionalità in un'unica periferica, così da ottimizzare sia i tempi di lavoro che lo spazio a disposizione.

Fra gli altri parametri da considerare rientrano la frequenza con cui si stampa e la qualità che si desidera ottenere per il proprio lavoro.

In qualunque caso, orientarsi tra le numerose offerte disponibili sul mercato non è mai semplice. Fare l'acquisto giusto consentirà di avere una macchina efficiente, ottimizzare il lavoro ed economizzare il tempo e le risorse.

Per questo motivo, l'ideale è chiedere consiglio a un consulente che possa aiutare a capire quale dispositivo è più adatto a soddisfare le esigenze di stampa specifiche.

Per approfondire, leggi anche:

Inkjet o laser: come scegliere la stampante per l'ufficio | Tecnica Diana